LEGEA NR. 245/2025: OBLIGAȚIE NOUĂ PENTRU PUNCTELE DE LUCRU CU SALARIAȚI – ÎNREGISTRARE FISCALĂ ȘI EVIDENȚĂ SEPARATĂ A IMPOZITULUI PE SALARII

Ce prevede Legea nr. 245/2025 și ce modifică în legislația fiscală

La 23 decembrie 2025 a fost adoptată Legea nr. 245/2025, care modifică art. 32 alin. (7) din Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale. Modificarea are un impact direct asupra operatorilor economici, instituțiilor publice și instituțiilor publice locale care desfășoară activitate în afara sediului social și au personal angajat.

Miza acestei schimbări nu este una formală. Legea introduce o obligație explicită de înregistrare fiscală a entităților care funcționează la altă adresă decât sediul social și prevede o organizare contabilă care să reflecte distinct impozitul pe salarii pentru fiecare astfel de entitate.

Cine este vizat:

Textul modificat are o formulare largă: orice persoană subiect al unui raport juridic fiscal, inclusiv operatorul economic, instituția publică și instituția publică locală, care are organizată o entitate (cu sau fără personalitate juridică) la o altă adresă decât sediul social, iar în cadrul acelei entități există cel puțin o persoană care realizează venituri din salarii.

Cu alte cuvinte, dacă există un punct de lucru, un sediu secundar, un birou operațional, o unitate locală ori o structură care funcționează efectiv la o altă adresă și are cel puțin un salariat, obligațiile din art. 32 alin. (7) devin incidente.

Ce obligații apar, concret:

1.Înregistrarea fiscală a entității ca plătitoare de salarii

Entitatea trebuie înregistrată fiscal distinct, ca plătitoare de salarii și venituri asimilate salariilor, la organul fiscal din subordinea ANAF competent teritorial pentru adresa unde se desfășoară efectiv activitatea.

2.Termen de 30 de zile pentru entitățile nou-înființate

Solicitarea se depune în termen de 30 de zile de la data înființării, pentru entitățile nou-înființate. În practică, acest termen impune o disciplină administrativă imediată atunci când se deschide un punct de lucru cu personal.

3.Obligație de comunicare către primar, în 5 zile

Organul fiscal are obligația ca, în termen de 5 zile de la înregistrarea fiscală, să transmită o copie a certificatului de înregistrare fiscală primarului unității administrativ-teritoriale (sau sectorului municipiului București) în raza căreia își desfășoară efectiv activitatea entitatea respectivă. Este un mecanism de informare instituțională care întărește legătura între evidența fiscală și nivelul local.

4.Contabilitate organizată astfel încât impozitul pe salarii să fie reflectat separat pe fiecare entitate

Plătitorii de salarii au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea astfel încât aceasta să reflecte, lunar, impozitul aferent veniturilor din salarii calculat, reținut și virat, pe fiecare entitate care intră sub incidența legii
Aceasta înseamnă, în mod realist, adaptarea fluxurilor interne dintre HR și contabilitate, precum și raportări interne care să permită identificarea impozitului pe salarii la nivel de punct de lucru/entitate.

De ce este importantă schimbarea:

Modificarea crește nivelul de conformare cerut pentru structurile cu activitate efectivă în teritoriu. În lipsa unei înregistrări corecte și a unei evidențe contabile care să reflecte distinct obligațiile pe fiecare entitate, riscurile cresc: neconformități constatate la control, dificultăți la clarificarea obligațiilor de plată, potențiale sancțiuni și blocaje administrative.

Pentru instituțiile publice și instituțiile publice locale, efectul este dublu: pe lângă conformarea fiscală propriu-zisă, apare o presiune suplimentară pe evidențele bugetare și pe circuitul documentelor, întrucât mecanismul de comunicare către primar formalizează și mai mult trasabilitatea activității desfășurate în raza UAT-ului.

Ce ar trebui verificat imediat:

• Există puncte de lucru/structuri operative la alte adrese decât sediul social, cu cel puțin un angajat?
• Sunt acestea înregistrate fiscal ca plătitoare de salarii la organul fiscal competent pentru adresa unde se desfășoară efectiv activitatea?
• Sistemul de evidență contabilă permite reflectarea distinctă, lunar, a impozitului pe salarii pentru fiecare entitate?
• Pentru entitățile nou-înființate, este respectat termenul de 30 de zile?

Concluzie:

Legea nr. 245/2025 transformă gestionarea punctelor de lucru cu salariați într-un subiect care nu mai poate fi tratat superficial. Înregistrarea fiscală distinctă și evidența separată a impozitului pe salarii devin cerințe explicite, cu termene și efecte administrative clare. Pentru orice organizație care operează în mai multe locații, momentul potrivit pentru verificare și aliniere este acum, înainte ca neconformitatea să fie constatată într-un control.

Recomandare practică:

1. Inventariază toate locațiile unde se desfășoară efectiv activitate (puncte de lucru, sedii secundare, birouri, etc.)
   → notează adresa, data înființării și dacă există personal salariat.
2. Verifică situația fiscală a fiecărei locații

→ dacă nu e înregistrată fiscal ca plătitoare de salarii, trebuie făcută înregistrarea distinctă.

3. Pregătește documentele pentru înregistrare:

• copia certificatului de înregistrare a persoanei juridice;
• copia certificatului constatator pentru punctul de lucru
• documentul de folosință a spațiului (închiriere, comodat etc.);
• dovada că există salariați (contracte de muncă).

4. Depune cererea de înregistrare fiscală

→ la organul fiscal ANAF competent pentru adresa unde se desfășoară activitatea.

→termen: 30 de zile de la înființare pentru entitățile noi.

→ formular uzual: 060 (Declarație de înregistrare fiscală pentru sedii secundare).

5. Obține certificatul/CIF-ul punctului de lucru

→păstrează-l în arhivă și comunică-l contabilității și HR-ului.

→ ANAF transmite copia și către primarul UAT-ului unde funcționează entitatea.

6. Actualizează evidențele contabile și salariale

→ fiecare punct trebuie să aibă evidență separată a impozitului pe salarii;

→ declarația D112 trebuie completată distinct pentru fiecare entitate.

Aplicarea Legii 245/2025 nu e doar o chestiune de raportare contabilă, ci o obligație legală ce implică sancțiuni la control.

Pentru a evita erori de încadrare consultați un avocat specializat în dreptul fiscal înainte de un control, nu după.  Adaptarea din timp poate face diferența între conformare și sancțiune.